Acuerdo No. 83 - Reglamentación Elección de Delegados

 COOPERATIVA DE AHORRO Y CRÉDITO

COOTRAMED

ACUERDO No. 83

Por el cual se Reglamenta la Inscripción y Elección de Delegados a la Asamblea Ordinaria de Delegados COOTRAMED.

El Consejo de Administración de la Cooperativa de Ahorro y Crédito COOTRAMED, en uso de sus facultades legales y estatutarias, en especial las conferidas por el Artículo 50° y s.s., del Estatuto.

CONSIDERANDO:

Que los Artículos 29° de la Ley 79 de 1988 y Artículos 50°, 51°, 52° del Estatuto vigente consagran como atribución del Consejo de Administración de la Cooperativa la reglamentación de los procedimientos de Elección de Delegados.

Que el Artículo 29° de la Ley 79 de 1988 y el Artículo 50°del Estatuto establece que la Asamblea General de Asociados puede ser sustituida por una Asamblea General de Delegados, en razón de que sus asociados estén residenciados en lugares diferentes a la sede principal de la Cooperativa o cuando el número de asociados hábiles sea superior a cien (100).

Que es necesario Reglamentar la Inscripción y Elección de Delegados de manera que se logre una elección consecuente con los actuales adelantos informáticos electorales.

En mérito de lo expuesto,

ACUERDA:

ARTÍCULO PRIMERO: Sustituir la Asamblea General de Asociados de la Cooperativa de Ahorro y Crédito COOTRAMED, por una Asamblea General de Delegados, de conformidad con lo preceptuado en el Artículo 50°del Estatuto.

PARÁGRAFO: Las normas relativas a la Asamblea General de Asociados consagradas en el Estatuto le serán aplicadas, en lo pertinente, a la Asamblea General de Delegados.

ARTÍCULO SEGUNDO: En aplicación al Artículo 29 de la Ley 79 de 1988 y al Decreto 962 del 5 de junio de 2018, para garantizar, la adecuada información, participación y que todos los segmentos de asociados, estén representados por al menos un delegado, que establece:

“CAPÍTULO 3

NOMBRAMIENTO DE DELEGADOS

Artículo 2.11.11.3.1. Objeto. Las disposiciones contenidas en el presente capítulo tienen por objeto fortalecer las relaciones de representación de los asociados con sus delegados, con base en políticas de comunicación que aseguren información completa y permanente sobre las decisiones adoptadas en la asamblea general o con la participación de los delegados.

Artículo 2.11.11.3.2. Elección de delegados. Con sujeción a lo previsto en el artículo 29 de la Ley 79 de 1988 y el artículo 32 del Decreto Ley 1481 de 1989, el consejo de administración o junta directiva de la organización someterá a aprobación de la asamblea general, el número y período de elección de los delegados, con lo cual deberá garantizar la adecuada información y participación de los asociados por lo menos con base en las siguientes políticas:

  1. Criterios de sustitución de asamblea de asociados por asamblea de delegados: para lo cual debe justificarse alguna o algunas de las razones previstas en el inciso primero del artículo 29 de la Ley 79 de 1988 o en el inciso primero del artículo 32 del Decreto Ley 1481 de 1989.
  2. Número de delegados: que aseguren que los asociados estén plena y permanentemente informados sobre las decisiones tomadas en asamblea, y que todos los segmentos de asociados estén representados por al menos un delegado.

Parágrafo: Para la aplicación del numeral 2 del presente artículo, entiéndase por segmento de asociados aquél conformado por asociados que comparten características en razón de su ubicación geográfica, actividad económica, vinculación a una empresa, etc., distintas al vínculo de asociación previsto en los estatutos de la organización.”

PARÁGRAFO: Para la aplicación del Artículo anterior y de acuerdo a las características de COOTRAMED, entiéndase por segmento aquel conformado por asociados que comparten características en razón de su ubicación geográfica

Cada Zona Electoral estará conformada por seis (6) Delegados Principales y un (1) Suplente, de acuerdo a la ubicación geográfica de los asociados de COOTRAMED, se establecerán 10 zonas así:

ARTÍCULO TERCERO: Cada Zona Electoral elegirá un número igual de Delegados con los candidatos de mayor votación hasta agotar los escaños que se eligen en cada Zona Electoral, el candidato que sigue en votación será declarado suplente numérico en su respectiva zona.

ARTÍCULO CUARTO: Asociados hábiles: De conformidad con el Estatuto, son asociados hábiles, para el proceso de inscripción como candidatos a Delegados y para el ejercicio del derecho al voto, quienes se encuentren al día en el cumplimiento de todas las obligaciones contraídas con la Cooperativa, al 31 de diciembre de 2018 y quienes no se encuentren sancionados con suspensión de derechos cooperativos. Los Asociados que cumplan estos requisitos serán los únicos habilitados para participar en el proceso.

ARTÍCULO QUINTO: Se entiende por Delegado, el asociado hábil que ha sido elegido a través de un proceso electoral democrático y participativo, por parte de los asociados, para que sea su representante en las Asambleas Generales Ordinarias y Extraordinarias durante el período de su elección. Para ejercer esta representación el Delegado deberá conservar la calidad de asociado hábil, además de cumplir los requisitos consignados en el Artículo Séptimo de este Acuerdo en el numeral 3 Inscripción de Candidatos.

ARTÍCULO SEXTO: El Consejo de Administración de la Cooperativa expedirá, para cada elección, un Acuerdo con el correspondiente Calendario Electoral.

ARTICULO SÉPTIMO: El procedimiento electoral para la inscripción y elección de Delegados, será el que a continuación se determina:

1. Convocatoria:

El Consejo de Administración de la Cooperativa de Ahorro y Crédito COOTRAMED publicará en lugares visibles de las sedes de la Cooperativa, en la página Web y en el envío de correos electrónicos, la Convocatoria a Inscripción y Elección, el Calendario Electoral, los requisitos, tiempos, lugares de votación y procedimientos para la realización de las elecciones.

2. Conformación del Censo Electoral:

2.1. Precenso Electoral:

Estará conformado por todos los asociados hábiles, certificados por la Junta de Vigilancia en la fecha que se establezca en el Calendario Electoral respectivo. El listado de los Asociados Inhábiles será publicado en las oficinas y tendrán plazo para habilitarse hasta la fecha en que se establezca el censo electoral definitivo; tiempo durante el cual podrán presentar los reclamos relacionados con la capacidad de participar.

2.2. Censo Electoral:

Estará conformado por todos los asociados hábiles, certificados por la Junta de Vigilancia en la fecha que se establezca en el Calendario Electoral.

La Junta de Vigilancia verificará el cumplimiento de los requisitos establecidos en el Estatuto, por parte de aquellos asociados que soliciten su inclusión en el Censo Electoral e informarán sobre los resultados al Consejo de Administración. 

3. Inscripción de Candidatos:

Los asociados hábiles interesados en postularse como candidatos a Delegados deberán inscribirse a través de los medios establecidos en la convocatoria, previo cumplimiento de los siguientes requisitos:

  • Ser asociado hábil.
  • Ser mayor de 18 años. Se incluye pues ya hay asociados menores
  • Tener una antigüedad no inferior a seis (6) meses como asociado de la Cooperativa, al momento de la inscripción.
  • No haber incumplido con los requisitos solicitados por los organismos de vigilancia y control, cuando hubieren sido elegidos en procesos anteriores.
  • Asistir a las capacitaciones previas a la Asamblea y a todas aquellas para los cuales pueden ser convocados para un buen ejercicio de su función.
  • Ejercer acciones en beneficio de la Cooperativa y no personal o de grupos por encima del interés social, de la ayuda mutua y de la cooperación.
  • Orientar sus acciones de acuerdo con la Naturaleza Jurídica y Objeto Social de la Cooperativa, señalado en el Estatuto y definido de acuerdo con las normas del Sector Cooperativo como: Leyes Cooperativas, Circulares Básica: Jurídica, Contable y Financiera, Código Civil, Leyes Contables y Financieras, Código Laboral y Ley Tributaria Vigente.
  • Comprometerse con la prestación de buenos servicios y tratar con respeto a directivas, asociados, empleados, proveedores y clientes.
  • No registrar antecedentes judiciales.
  • Que no hayan sido sancionados durante los dos (2) últimos años con suspensión o pérdida de los derechos de COOTRAMED de acuerdo con el reglamento de sanciones vigente.
  • Que no hayan sido sancionados por faltas graves en sus respectivas empresas.
  • Que no exista vínculo matrimonial, de unión permanente o parentesco hasta el cuarto grado de consanguinidad, segundo de afinidad o primero civil entre los delegados entre sí y entre éstos y los miembros del Consejo de Administración, Junta de Vigilancia, Revisoría Fiscal y empleados de la Cooperativa.
  • Cumplir con las Normas Constitucionales, al respecto.

Cada candidato realizará su inscripción en las fechas establecida en el Calendario Electoral fijado por el Acuerdo No. 85.

Una vez cumplido el plazo para las inscripciones, el Consejo de Administración, verificará el cumplimiento de los requisitos establecidos en el presente Acuerdo, elaborará el Acta y publicará el listado definitivo de inscritos.

De presentarse reclamaciones respecto a la inscripción de candidatos, estas se recibirán y resolverán por el Consejo de Administración dentro de los tres (3) días hábiles siguientes a la publicación del listado definitivo.

La inscripción del candidato que no llene los requisitos establecidos en el presente Acuerdo se tendrá como no válida.

4. Sistema de Inscripción de Candidatos.

La inscripción se podrá hacer a través del portal Web www.cootramed.coop, link inscripción candidatos asamblea 2019 y 2020 o por correo electrónico a info@cootramed.coop.

5. Publicidad:

La publicidad electoral estará a cargo de cada candidato y podrá efectuarse desde el día de la publicación del listado definitivo hasta el día anterior a las elecciones. La Cooperativa proporcionará la información objetiva sobre el proceso, utilizando para ello los medios de que disponga.

6. Sistema de Votación:

Con el fin de facilitar la participación de todos sus asociados, la Cooperativa de Ahorro y Crédito COOTRAMED, podrá ofrecer a sus asociados dos sistemas de votación:

  • Sistema de voto electrónico a través de su portal Web.
  • Sistema a través tarjetas electorales para aquellos eventos en que, tecnológicamente o por motivos personales, el asociado prefiera votar mediante la tarjeta electoral.

a) Voto electrónico: A través de urna virtual, vía Internet en la Portal Web www.cootramed@.coop Link votación Delegados 2019 y 2020.

Procedimiento:

  • Ingresar al sistema mediante la clave personal (la cual le será informada por el proveedor contratado para operar el sistema) y autenticarse en el sistema cuando le soliciten al menos un dato privado y uno público.
  • Una vez confirmado por el sistema se le despliega un pantallazo con los candidatos inscritos, de acuerdo a la zona electoral que le corresponda.
  • El asociado escogerá la opción a votar y el sistema le pedirá confirmar su voto.
  • Una vez confirmado el voto, el sistema le enviará un mensaje confirmando la votación y automáticamente lo deshabilitará.

El sistema deberá ofrecer a los votantes garantía de transparencia durante todo el proceso, por lo que se deberá observar en su diseño, entre otros los siguientes aspectos:

a) Acceso restringido solo a asociados hábiles, mediante una clave asignada por el mismo usuario.
b) Sistema de autenticación que solicite al menos un dato privado y uno público.
c) Sistema de seguimiento al proceso que realice registro pormenorizado de cada transacción efectuada.
d) Cada voto deberá llevar un identificador único y la fecha y hora en que fue emitido.
e) Sistema de reportes que permita monitorear el desarrollo de las votaciones y arroje resultados únicamente terminada la jornada.

El sistema de voto electrónico deberá estar activo en forma demostrativa una vez finalizado el proceso de inscripción de candidaturas y hasta un (1) día antes del inicio de las votaciones, para permitir a los asociados familiarizarse con su funcionamiento y, a su vez, permitir monitorear su marcha para corregir posibles fallas antes de la realización de la jornada de votación.

b) Votación Mediante Tarjeta Electoral: un funcionario actuará como jurado y garante del proceso, en las Agencias serán los Directores o sus delegados y en la sede Administrativa la Gerencia o su Delegado.

Procedimiento:

  • Solicitar al asociado su cédula de ciudadanía y verificar que figure en el Censo Electoral.
  • Llamar a la central para que se verifique que el asociado no ha sufragado electrónicamente, confirmado lo anterior, se le deshabilitará del sistema y se le autorizará el voto mediante tarjeta física.
  • Entregar al asociado la tarjeta electoral.
  • El asociado depositará la tarjeta en la urna y reclamará su cédula.
  • Los Directores o sus delegados deberán elaborar un registro de sufragantes, donde plasmarán nombres y apellidos de los votantes, número de la cédula de ciudadanía, fecha y hora de votación.
  • El Jurado deberá custodiar la urna hasta el último día de votación, luego de lo cual remitirá en un sobre sellado los votos físicos, sin escrutar, acompañados de la lista de sufragantes al Comité Central de Escrutinios.
  • El Comité Central de Escrutinios escrutará los votos físicos mediante el ingreso de los mismos al sistema, para computar el total de los votos.

7. Comité de Escrutinio Central:

El Comité de Escrutinio Central estará conformado por un delegado del Consejo de Administración, un delegado de la Junta de Vigilancia y el Gerente o su delegado, tendrá sede en las instalaciones de la Cooperativa en Medellín, lo designará el Consejo de Administración y deberá designarse dentro de los cinco (5) días hábiles anteriores a la fecha en que se iniciará la jornada electoral.

Corresponde a este Comité realizar el escrutinio general y declarar la elección de los candidatos electos, además de actuar como única instancia en las reclamaciones presentadas oportunamente por los candidatos.

8. Comité de Seguimiento Electoral:

Para garantizar la transparencia del proceso se designará un Comité de Seguimiento Electoral conformado por los dos integrantes de la Junta de Vigilancia y que no formen parte del Comité de Escrutinios Central y el Revisor Fiscal.

Este Comité se encargará de verificar que todo el proceso se desarrolle siguiendo los postulados del ejercicio del derecho fundamental de elegir y ser elegidos, preservando los principios legales de la imparcialidad, el secreto del voto, la eficacia del mismo, la capacidad electoral y la proporcionalidad.

9. Jornada de Votación:

La Jornada de Votación se realizará en los días fijados en el Calendario Electoral que para el efecto estipule mediante Acuerdo, el Consejo de Administración de la Cooperativa.

10. Escrutinio:

El Comité de Escrutinio Central al día hábil siguiente a la culminación de la jornada electoral, efectuará la auditoría de los resultados mediante la verificación de que no existan inconsistencias en los registros y para atender las reclamaciones presentadas por los Candidatos.

Una vez vencido el término, el Comité Central de Escrutinios escrutará los votos físicos mediante el ingreso de los mismos al sistema, para computar el total de los votos.

11. Declaratoria de Elección:

El Comité de Escrutinio Central hará la Declaratoria de Elección de Delegados mediante la expedición del Acta definitiva, con los candidatos que en las respectivas Zonas Electorales obtengan la mayor cantidad de votos, hasta agotar el número de escaños que se eligen en cada zona electoral, el candidato que sigue en votación será declarado suplente numérico.

Si el número de votos a favor de dos o más candidatos fuere igual y no restaren curules suficientes a proveer, la elección se decidirá a la suerte, para lo cual se anotarán los nombres de los candidatos en cuestión en sendas papeletas, se depositarán en una urna o recipiente y se extraerán tantas como escaños deban proveerse y los favorecidos serán las personas declaradas Delegados Electos.

La Declaratoria de Elección de Delegados será publicada en la página Web y en lugar público de la Cooperativa, en cada una de las agencias.

ARTÍCULO OCTAVO: Se perderá la calidad de Delegado cuando se presente alguna de las siguientes situaciones:

  • Pérdida de la calidad de asociado.
  • Por no ser asociado hábil al momento de la convocatoria a la respectiva Asamblea.
  • Por renuncia presentada ante el Consejo de Administración.
  • Por tener suspendidos los derechos de conformidad con los estatutos vigentes.
  • Por incapacidad absoluta.
  • Por solicitud expresa suscrita por un número equivalente al 80% de los asociados hábiles que participaron en dicha elección.
  • Cuando se presente una de estas circunstancias, ejercerá la calidad de Delegado Principal el Delegado Suplente que en el respectivo orden figure en el Acta de Declaratoria de elección de la respectiva zona electoral.

ARTÍCULO NOVENO: Cualquier aspecto electoral no regulado en este Acuerdo se regirá por las disposiciones electorales consagradas en la Normatividad Electoral Colombiana Vigente.

ARTÍCULO DÉCIMO: El presente Acuerdo fue aprobado por unanimidad en reunión del Consejo de Administración en su sesión del 26 de noviembre de 2018 según consta en el Acta No. 2.708 y deroga todas las disposiciones existentes sobre la materia.

PUBLIQUESE, COMUNIQUESE Y CUMPLASE

 

 

 

                      JOSE HERMES PINEDA GOMEZ                                            MARCO TULIO OCAMPO O.
                                Presidente                                                                                       Secretario
                          (Original Firmado)                                                                          (Original Firmado)

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